پیش‌تر تصور برخی از نظریه‌پردازان حوزه موزه‌داری بر این بود که محدودیت انتشار اسناد ویژه موزه‌ها موجب افزایش میل مخاطب، جذابیت و اهمیت این آثار خواهد شد و به ترتیبی میزان اعتبار هر موزه را با سرمایه آثار دیده نشده آن ارزیابی می‌کردند. در این شیوه قرائت از موزه، موزه‌ها محل نگهداری آثار و اشیای تاریخی و موزه‌ای بودند و همیشه همان‌طور که شیشه ویترین‌ها میان «اثر» و «مخاطب» فاصله می‌انداخت، زندگی و تاریخ در دو سوی متضاد تقسیم‌بندی می‌شد. این موزه‌ها محل نمایش اشیای مرده و داستان‌های مرده بودند، اما تعاریف متأخر از «موزه» وسعت بیشتری پیدا کرده است بخصوص اینکه اعتقاد به تداوم زیست و تأثیر محتوای موزه در زندگی روزمره دارد. در این موزه‌های جدید، شیء اسیر چهارچوب‌های معین تاریخ مرده نیست و می‌تواند با روایت‌های تازه، حضوری زنده و پویا داشته باشد. این موزه‌ها ـ‌ بر خلاف آنچه عامل بازگشت حال به گذشته بودـ تاریخ را به حیات امروزی متصل می‌کنند.
موزه‌داری در ایران هم تابع همین شرایط بود. تا همین چند سال پیش اغلب مدیران موزه‌های تاریخی و هنری تلاش می‌کردند حداکثر ضوابط و محدودیت‌ها را برای گنجینه‌های خود اعمال کنند. موزه‌ها مجموعه‌ای از ویترین‌ها بودند که حداکثر با توضیحات درسی و تاریخی مراقبین آثار همراه می‌شدند، تا جایی که یک‌بار دیدار از یک موزه برای همه عمر کافی بود و دیدارهای بعدی از آن، اتفاقی تکراری محسوب می‌شد. گنجینه‌های موزه به غارهای پنهانی می‌ماندند که گاهی به اجبار و برای کنترل، نظافت و... روی مدیران و معدودی پرسنل وفادار باز می‌شد. تنها گاهی محتوا و مضمون این گنجینه‌ها از پچ پچ‌های درگوشی، به بیرون رخنه می‌کرد.
در سال‌های اخیر نسل جدیدی از نظریه‌پردازان و فارغ‌التحصیلان موزه‌داری و هنر تلاش کردند این تعریف کهنه را کنار بگذارند، روایت‌های کاربردی را در وظایف موزه‌ها یادآوری کنند و شأن مرگ آثار و اشیا را به کاربری‌های زنده ارتقا دهند. موزه‌هایی با این تعریف را می‌شود بارها بازدید کرد و به فراخور روز، آموخت و لذت برد. اسناد این موزه‌ها می‌تواند از زیر گرد و غبار خارج شود و به منابع اطلاعاتی در تولید علم و آگاهی تبدیل شود؛ علمی که حتی از محدوده تاریخ فراتر می‌رود و به مرجعی برای حل مسائل روز تبدیل می‌شود. بدیهی است تعداد زیادی از مدیران سالخورده و قدیمی تاب این نگاه تازه را که مستلزم مسئولیت‌پذیری و خلاقیت در اداره امور موزه‌ای بود، نداشتند. همچنین حذف این قبیل انحصارات را بی‌معنی یا حتی خلاف تعهدات حفاظت از میراث فرهنگی می‌دانستند، خصوصاً که چنین محدودیت‌هایی می‌توانست نوعی رانت برای بعضی از پژوهشگران باشد که با درز قطره‌چکانی این اطلاعات می‌توانستند موقعیت‌های علمی و تحقیقی ویژه‌ای برای خود دست و پا کنند.
عکس‌های آلبوم‌خانه کاخ گلستان یکی از این موارد بود که همیشه در هزارتوی تصمیمات مدیریتی مخفی مانده بود و جز عده اندکی، همگان از وجود یا حداقل مشخصات آن بی‌خبر بودند. در حالی که نسخه‌های کپی این اسناد ـ‌ بدون هیچ ملاحظه مرمتی و حفاظتی‌ـ می‌توانست در اختیار عموم یا حداقل دانشجویان و پژوهشگران قرار بگیرد، به بهانه‌های مختلف و متأسفانه بی‌استفاده در قفسه‌های قفل خورده حبس شده بودند، هر از چندی هم گزارش و کتابی ـ به عنوان امتیاز خاص برای معدودی از پژوهشگران ـ از گوشه کوچکی منتشر می‌شد. نشر این اسناد می‌توانست انبوه سؤالات و در نتیجه حجم قابل‌توجهی از منابع تحقیقاتی، پاسخ‌ها و یافته‌ها را به دنبال داشته باشد؛ سرمایه ملی بزرگی که محقق نشده است. تجهیزات و دستگاه‌های مدرنی برای تهیه کپی در اختیار بود اما عزم مدیریتی برای انتشار وجود نداشت، تا اینکه در سال‌های اخیر موضوع آرشیو علمی با فناوری‌های روز و انتشار علمی این اسناد ذهن بعضی از مدیران و تصمیم‌گیران را به خود مشغول کرد. انتشار این اسناد تصویری می‌توانست جریان تأثیرگذاری در مطالعات علمی باشد.
چندی پیش یک منبع ناشناس ـ اگرچه بر خلاف اصول اخلاق حرفه‌ای و امانتداری است ـ حدود ۳ هزار و ۲۰۰ قطعه عکس از تصاویر دوران قاجار را در قالب ۷۴ آلبوم که متعلق به آلبوم‌خانه کاخ موزه گلستان بوده با هدف و ادعای نجات اسناد تاریخی از «حبس»، منتشر کرده است. به نظر می‌رسد این فایل‌ها از روی همان نسخه‌های اولیه برای تهیه آرشیو دیجیتال عکس‌ها و اسناد کاخ گلستان کپی شده‌اند؛ فرایندی که قضاوت‌ها و اظهارنظرات کارشناسی را در دو قطب مقابل هم قرار می‌دهد. از طرفی عکس‌های منتشر شده فاقد کیفیت مناسب و بدون طبقه‌بندی علمی و شرح و توضیحات لازم و البته بدون رعایت حقوق قانونی منبع بارگذاری شده‌اند و از طرف دیگر مسئولان مربوطه بدون هیچ توضیحی برای تأخیر در انتشار عمومی، آثار منتشر شده را متعلق به مجموعه «آلبوم‌های در سایه» می‌دانند که پیش‌تر به مناسبت‌های مختلف در اختیار متقاضیان و پژوهشگران قرار گرفته است. بیانیه‌های رسمی هم از انتشار زودتر از موعد آن سخن گفته‌اند، اما هیچ صحبتی از سایر اسناد و تصاویر آلبوم‌ها نشده است. باید منتظر و امیدوار ماند نتیجه این میدان پرابهام رسانه و مدیریت سرانجام به نفع علم و آگاهی تمام خواهد شد یا در به همان پاشنه قدیم می‌چرخد.