به منظور شفاف‌سازی نظام مالکیت در کشور لازم است سرپرستان خانوار، املاک تحت مالکیت خود و املاکی که در آن اقامت دارند را در سامانه املاک و اسکان ثبت کنند. لازم است افراد برای ثبت‌نام مالک و مستأجر در این سامانه، ابتدا در سامانه املاک و اسکان ثبت‌نام کنند. به منظور ایجاد شفافیت در وضعیت املاک کشور، ثبت‌نام مالک و مستأجر در سامانه املاک و اسکان اجباری شده است و مالکان و مستأجران باید با احراز شرایطی همچون شرایط ثبت‌نام مسکن اولی‌ها املاک تحت مالکیت خود را در سامانه مذکور ثبت کنند.
ثبت املاک در این سامانه، برخلاف ثبت املاک در سامانه ثبت معاملات و املاک کشور اجباری است و پس از پایان مهلت ثبت‌نام ملک در این سامانه، دستگاه‌ها‌ی اجرایی، اقامتگاه فرد را با توجه به آدرس و کدپستی او و بر اساس اقامتگاه مشخص شده‌اش در این سامانه بدست می‌آورند و بر این اساس، خدماتی از جمله افتتاح حساب بانکی و صدور چک و از این قبیل را به او اعطا می‌کنند.
سامانه املاک و اسکان از سال ۱۴۰۰ راه‌اندازی شده و بر اساس برآوردهای آماری وزارت راه و شهرسازی، این سامانه نقش مؤثری در بهبود وضعیت بازار مسکن و شناسایی خانه‌های خالی دارد و طبق قانون باید تمامی سرپرستان خانوار‌ها در سامانه املاک ثبت‌نام کنند. بر اساس این گزارش تمامی سرپرستان خانوار در شهر‌ها و روستا‌ها که مالک هستند باید اطلاعات مسکن تحت تملک خود را (اعم از مالکیت‌های رسمی، وکالتی، تعاونی شهری و مالکیت‌های تعاونی روستایی) در سامانه املاک و اسکان کشور با تعیین نوع بهره‌برداری ملک، ثبت کنند و در ادامه تأکید شده است تمامی مستأجران نیز باید اطلاعات ملکی که در آن اقامت دارند و اطلاعات مربوط به مالک آن ملک را در سامانه ثبت املاک و اسکان کشور ثبت کنند. بنابراین علاوه برمالکان، مستأجران نیز باید اطلاعات ملکی را که در آن اقامت دارند ثبت کنند تا مشخص شود ملک اقامتی آنها اجاره‌ای است. جریمه مالیاتی و محرومیت از ارائه خدمات برای مالکان و مستأجرانی که اطلاعات خود را در سامانه املاک ثبت نکنند، در نظر گرفته شده است.
مستأجران به راحتی می‌توانند برای ثبت اطلاعات ملکی که در آن اقامت دارند به سامانه ثبت املاک که توسط وزارت راه و شهر‌سازی طراحی شده است مراجعه کرده و اطلاعات ملک را ثبت کنند. مستأجران باید توجه داشته باشند که عدم ثبت املاک توسط مالکان در سامانه املاک و اسکان کشور، برای مالکان، همراه با جریمه مالیاتی است و در صورت عدم ثبت ملک در سامانه املاک و اسکان برای مستأجران قطع یارانه آنها است.
به علاوه، مستأجرانی که در مدت زمان مقرر اقدام به ثبت محل اقامتگاه خود در سامانه املاک و اسکان نکنند، در آینده از دریافت خدمات دولتی نظیر گواهینامه، انشعابات، افتتاح حساب بانکی و بسیاری از دیگر خدمات دولتی محروم خواهند شد.
 تمامی مستأجران که دارای قرارداد اجاره یک ملک هستند لازم است اطلاعات سکونتی خود را در سامانه ثبت املاک و اسکان ثبت کنند، به علاوه مستأجران می‌توانند برای دریافت وام اجاره خانه در مهلت زمان ثبت‌نام وام ودیعه مسکن اقدام کنند. مشاورین املاک هم باید توجه داشته باشند برای ثبت قرارداد‌های معاملاتی ملکی الزام است از سامانه استعلام کد رهگیری املاک اقدام کنند.
گفتنی است با اتمام مراحل ثبت‌نام در سامانه املاک و اسکان، محل اقامتگاه افراد که به صورت ملک استیجاری است در سامانه املاک و اسکان ثبت شده و دیگر به آن خانه مالیاتی تعلق نخواهد گرفت.
نحوه ثبت‌نام در سامانه املاک و اسکان به این صورت است که افراد ابتدا باید شماره تلفن خود را وارد کرده و پس از طی مراحل احراز هویت، اطلاعات مربوط به ملک و مالکیت خود را وارد کنند.
ثبت اطلاعات ملکی افراد، مالک یا مستأجر، آمار شفاف‌تری از وضعیت بازار مسکن را در اختیار سیاستگذاران این بخش قرار می‌دهد. فعالان حوزه مسکن معتقدند هر چه اطلاعات بازار مسکن دقیق و درست باشد، سیاست‌های اجرایی در این بازار کارایی بیشتری خواهد داشت. از سوی دیگر با ثبت اطلاعات مستأجران، برنامه‌های حمایتی از آنان در کانال مشخصی قرار می‌گیرد. مثلاً در موضوع وام ودیعه مسکن، افراد با استفاده از قرارداد صوری نمی‌توانند این وام را بگیرند و وام ودیعه به دست مستأجران واقعی می‌رسد و امکان دیگری که برای حمایت از مردم ایجاد شده ثبت قراردادهای اجاره در سامانه املاک است. در این سامانه مردم می‌توانند قرارداد اجاره بنویسند و ثبت کنند بدون اینکه نیازی به مراجعه به بنگاه و پرداخت وجه باشد. این سامانه کد رهگیری را نیز برای طرفین قرارداد صادر می‌کند.
بانک‌ها ملزم هستند نسبت به پذیرش کد رهگیری اجاره‌نامه به عنوان یک سند معتبر و رسمی برای پرداخت تسهیلات ودیعه مسکن اقدام کنند. در این راستا هم‌اکنون استعلام کد رهگیری اجاره‌نامه برای تمام شعب بانک‌های کشور امکان‌پذیر است و استعلام کد رهگیری لازم‌الاجرا است.
به گفته هادی عباسی‌اصل معاون مسکن و ساختمان وزارت راه وشهرسازی، تاکنون ۳۷ هزار و ۵۷۳ قرارداد در سامانه املاک و مستغلات بین موجران و مستأجران منعقد شده است و این تعداد توانسته‌اند کد رهگیری رایگان از این سامانه، دریافت کنند.
وی با اشاره به اینکه سازمان املاک و مستغلات چندین‌بار به روز‌رسانی شده است، از اتصال این سامانه به سامانه املاک و اسکان کشور برای تکمیل اطلاعات اقامتگاه ایرانیان خبر داد و افزود: در حال برنامه‌ریزی برای ویرایش جدید سامانه هستیم تا مشاوران املاک دارای مجوز نیز بتوانند از این سامانه برای ثبت قراردادهای الکترونیک با کد رهگیری رایگان اقدام کنند.
معاون وزیر راه و شهرسازی با تأکید بر اینکه سامانه املاک و اسکان یکی از سامانه‌های مهمی است که تمامی ایرانیان باید اطلاعات مربوط به املاک را در این سامانه ثبت کنند، توضیح داد: چنانچه اطلاعات اقامتی و ملکی افراد در سامانه املاک و اسکان ثبت نشود املاک آنها خالی تلقی می‌شود.