کمک هوش مصنوعی به مدیریت اسناد الکترونیکی
با نفوذ فزاینده و گسترش روزافزون فناوری هوش مصنوعی، یک شرکت دانش‌بنیان سمنانی موفق شده است از این فناوری در آرشیو اسناد الکترونیکی بهره ببرد.
ناصر محمودی مدیرعامل شرکت تعاونی دانش‌بنیان جوان‌اندیشان پویای قومس با برند تجاری جاپکو با اشاره به طراحی و تجاری‌سازی سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما بیان کرد: این سامانه با استفاده از فناوری هوش مصنوعی طراحی و تجاری‌سازی شده است. به گفته محمودی، این سامانه از فناوری هوش مصنوعی در تحلیل داده‌ها، جستوجوی هوشمند و استخراج اطلاعات استفاده می‌کند. این امکان به کاربران کمک می‌کند تا به‌صورت سریع و دقیق به اسناد موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند. وی هدف اصلی این محصول را سازمان‌دهی و مدیریت اسناد در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ عنوان کرد و افزود: از مزایای این محصول می‌توان به تسهیل جست‌وجو از طریق فیلترهای پیشرفته، جست‌وجو با الگوریتم‌های هوش مصنوعی، دسته‌بندی سلسله مراتبی، کدگذاری و رمزنگاری پرونده و فایل، مدیریت دسترسی کاربران، گزارش‌گیری پیشرفته، مصورسازی و رهگیری گردش کار اسناد، برچسب‌گذاری خودکار و پشتیبان‌گیری اشاره کرد. محمودی، نخستین هدف برای تولید این محصول را رفع نیاز سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ به آرشیو و مدیریت اسناد عنوان کرد و افزود: با توجه به این نیاز و دغدغه‌های مرتبط با نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت حجم بزرگی از اسناد در سازمان‌ها، سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما طراحی و به بازار عرضه شد. این فعال فناور با اشاره به اهمیت این محصول در در مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک، عنوان کرد: سامانه یادشده، برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ که با حجم بزرگی از اسناد و مدارک روبه‌رو هستند، بسیار مفید است. با استفاده از این سامانه، امکان نگهداری، سازمان‌دهی و مدیریت اسناد به‌صورت الکترونیکی فراهم می‌شود. مدیرعامل شرکت جوان‌اندیشان پویای قومس با اشاره به اینکه سامانه اسناد سما، از قابلیت‌ها و امکانات بیشتری نسبت به نمونه‌های مشابه داخلی برخوردار است، ادامه داد: از جمله امکانات این محصول می‌توان به جستوجوی پیشرفته با الگوریتم‌های هوش مصنوعی، دسته‌بندی سلسله مراتبی، کدگذاری و رمزنگاری پرونده و فایل، مدیریت دسترسی کاربران، گزارش‌گیری پیشرفته، مصورسازی و رهگیری گردش کار اسناد و تگ‌گذاری اتوماتیک اشاره کرد. این فعال فناور، لایه‌های امنیتی بیشتر را از دیگر امکانات این سامانه دانست و گفت: برخورداری از امکانات بیشتر، زمینه‌ساز امنیت و حفاظت از اسناد سازمانی را بهبود می‌بخشد و از دسترسی غیرمجاز به اسناد جلوگیری می‌کند. وی از فرایند‌نویسی براساس نظام سازمانی کشور به‌عنوان یک ویژگی دیگر سامانه اسناد سما یاد کرد و افزود: این سامانه، با رعایت فرایند‌نویسی و مدیریت اسناد براساس نظام سازمانی کشور طراحی‌شده است. این امر باعث افزایش بهره‌وری و هماهنگی بین سازمان‌ها می‌شود. مدیرعامل شرکت جوان‌اندیشان پویای قومس در خصوص انعطاف‌پذیری و سهولت استفاده از این سامانه گفت: سامانه مدیریت آرشیو الکترونیک اسناد سما با رابط کاربری ساده و استفاده آسان طراحی شده است. کاربران با استفاده از این سامانه، به‌راحتی می‌توانند به اسناد موردنیاز خود دسترسی پیدا کنند و از امکانات مختلف بهره‌برداری کنند. همچنین، این سامانه قابلیت انتقال و تبادل اسناد با سیستم‌های دیگر را نیز داراست.