راهنمای مختصر ی برای مدیریت زمان
برای موفقیت باید صادقانه برنامه‌ریزی کرد
مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و کنترل میزان زمان برای صرف فعالیت‌های خاص است. مدیریت زمان خوب به فرد این امکان را می‌دهد که در مدت زمان کوتاه‌تری کارهای بیشتری را انجام دهد، استرس را کاهش می‌دهد و منجر به موفقیت در شغل و حتی زندگی می‌شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت مؤثر زمان را با هم مرور می‌کنیم:
نوید تهرانی
نویسنده
1. کاهش استرس : وقتی یک برنامه کاری می‌نویسید و به آن پایبند می‌مانید، باعث می‌شود اضطراب در شما کاهش یابد؛ همان‌طور که موارد نوشته شده در «لیست کارهای» خود را بررسی می‌کنید، پیشرفت‌تان را به شکل ملموسی می‌بینید و این به شما کمک می‌کند نگرانی‌تان کمتر شود.
2. زمان بیشتر : مدیریت زمان خوب به شما وقت بیشتری می‌دهد تا در زندگی روزمره خود صرف کنید. افرادی که می‌توانند زمان را به طور مؤثر مدیریت کنند، امکان بیشتری برای سرگرمی‌ها یا سایر فعالیت‌های شخصی خواهند داشت.
3. فرصت‌های بیشتر: مدیریت خوب زمان منجر به فرصت‌های بیشتر و اتلاف زمان کمتر برای فعالیت‌های بی‌اهمیت می‌شود. مهارت‌های خوب مدیریت زمان، ویژگی‌های کلیدی است که کارفرمایان به دنبال آن هستند. توانایی اولویت‌بندی و زمان‌بندی کار برای هر سازمانی بسیار مطلوب است.
4. توانایی تحقق اهداف: افرادی که مدیریت زمان را به خوبی انجام می‌دهند، بهتر می‌توانند به اهداف و مقاصد خود دست یابند و این کار را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهند.
فهرست نکاتی برای مدیریت
مؤثر زمان
پس از در نظر گرفتن مزایای مدیریت زمان، بیایید به چند روش برای مدیریت مؤثر زمان نگاه کنیم:
1. اهداف را به درستی تعیین کنید : اهدافی را تعیین کنید که قابل دستیابی و اندازه‌گیری باشند. هنگام تعیین اهداف از روش SMART استفاده کنید. در اصل، مطمئن شوید که اهدافی که تعیین می‌کنید خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و بموقع هستند.
2. عاقلانه اولویت‌بندی کنید : اولویت‌بندی وظایف براساس اهمیت و فوریت. به عنوان مثال، به وظایف روزانه خود نگاه کنید و تعیین کنید که عبارتند از:
مهم و فوری است: این کارها را فوراً انجام دهید.
مهم است اما فوری نیست: تصمیم بگیرید که چه زمانی این وظایف را انجام دهید.
فوری است اما مهم نیست: در صورت امکان این وظایف را محول کنید.
نه فوری است و نه مهم: این موارد را کنار بگذارید تا بعداً انجام دهید.
3. یک محدودیت زمانی برای تکمیل یک کار تعیین کنید : تعیین محدودیت‌های زمانی برای تکمیل وظایف به شما کمک می‌کند تمرکز و کارایی بیشتری داشته باشید. با یک تلاش کوچک می‌توانید درباره زمان مورد نیاز هرکاری تصمیم‌گیری کنید و این به شما کمک کند تا مشکلات احتمالی را قبل از بروز آنها تشخیص دهید. به این ترتیب می‌توانید برای مقابله با آنها برنامه‌ریزی کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید برای یک جلسه باید پنج کار را انجام دهید. هنگام انجام، متوجه می‌شوید که فقط می‌توانید چهار مورد از آنها را در مدت زمان باقی‌مانده قبل از جلسه انجام دهید. اگر از قبل به این واقعیت آگاه شده باشید، ممکن است بتوانید به راحتی انجام یکی از کارها را به شخص دیگری واگذار کنید. با این حال، اگر از قبل به خود زحمت نداده بودید که وظایف‌تان را بررسی کنید، ممکن بود تا پیش از جلسه متوجه مشکل زمانی خود نشده باشید. در آن مرحله، یافتن شخصی که انجام یکی از کارها را به او محول کنید، بسیار دشوارتر است، همچنین ممکن است برای آنها سخت‌تر باشد که این کار را در روز خود جا بدهند.
4. بین کارها استراحت کنید : هنگامی که بسیاری از کارها را بدون استراحت انجام می‌دهید، حفظ تمرکز و انگیزه سخت‌تر است. بین کارها کمی استراحت کنید تا سرحال شوید. یک چرت کوتاه، پیاده‌روی یا مدیتیشن را در نظر بگیرید.
۵. وظایف وفعالیت‌های غیرضروری را حذف کنید : حذف فعالیت‌ها یا وظایف اضافی، مهم است. تعیین کنید چه چیزی مهم است و چه چیزی سزاوار وقت شماست. حذف کارها و فعالیت‌های غیرضروری، زمان بیشتری را برای صرف چیزهایی که واقعاً مهم هستند آزاد می‌کند.
۶. از قبل برنامه‌ریزی کنید : مطمئن شوید که هر روز را با یک ایده روشن از آنچه باید انجام دهید شروع می‌کنید. آنچه باید در آن روز انجام شود. در نظر داشته باشید که در پایان هر روز کاری، فهرست کارهای خود را برای روز کاری بعدی بنویسید. به این ترتیب می‌توانید صبح روز بعد را با آرامش و آگاهی شروع کنید. معمولاً اضطراب و نگرانی در اثر ناشناخته‌ها ایجاد می‌شود. وقتی شما از پیش می‌دانید امروز قرار است چطور پیش برود با آرامش روزتان را آغاز می‌کنید.
پیامدهای مدیریت ضعیف زمان
بیایید کمی عواقب مدیریت ضعیف زمان را، با هم بررسی کنیم.
1. سرعت پایین و بازدهی کار ضعیف : ناتوانی در برنامه‌ریزی از قبل و پایبندی به اهداف به معنا بازدهی ضعیف است. به عنوان مثال، اگر چندین کار مهم برای تکمیل وجود داشته باشد، یک برنامه مؤثر موجب می‌شود وظایف مرتبط را با هم یا به صورت متوالی تکمیل کنید. با این حال، اگر از قبل برنامه‌ریزی نکنید، ممکن است مجبور شوید در انجام کار خود به جلو بپرید، یا به عقب برگردید. این به کاهش راندمان و کاهش بهره‌وری منجر می‌شود.
2. وقت تلف شده : مدیریت ضعیف زمان منجر به اتلاف زمان می‌شود. به عنوان مثال، وقتی در حین انجام کاری با دوستان‌تان در شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌رسان‌ها صحبت می‌کنید، حواس‌تان از کاری که انجام می‌دادید پرت می‌شود، تمرکزتان پایین می‌آید و در نتیجه مجبور می‌شوید زمان بیشتری را صرف کنید. در نهایت وقت تلف شده‌تان زیاد می‌شود.
3. از دست دادن کنترل : با ندانستن وظیفه بعدی، کنترل زندگی خودرا از دست می‌دهید. همین موضوع می‌تواند شما را به سطوح بالاتر استرس و اضطراب برساند.
4. کیفیت پایین کار : مدیریت ضعیف زمان معمولاً باعث می‌شود کیفیت کار شما آسیب ببیند. به عنوان مثال، زمانی که شما مدیریت زمان ندارید باعث می‌شود در لحظات آخر عجله کنید و همین عجله برای انجام وظایف در آخرین لحظه معمولاً کیفیت کار را به خطر می‌اندازد.
5. شهرت آسیب‌دیده : اگر مشتریان یا کارفرمای شما نتوانند برای انجام بموقع وظایف به شما تکیه کنند، انتظارات و تصورات آنها از شما تحت تأثیر قرار می‌گیرد. اگر مشتری نتواند برای انجام کاری بموقع به شما اعتماد کند، احتمالاً کار خود را به جای دیگری خواهد سپرد.